Hannover, im Juni 2018

Liebe Mitglieder der Freunde der Herrenhäuser Gärten,
um unseren Verpflichtungen nach den neuen Vorschriften über die transparente Information der von einer Datenverarbeitung betroffenen Personen nachzukommen, möchten wir Ihnen Folgendes mitteilen:

Kontaktdaten des Vereins:

Freunde der Herrenhäuser Gärten e.V.
Herrenhäuser Straße 4
30419 Hannover
Telefon 0511/1684-7374
E-Mail: info@freunde-der-herrenhaeuser-gaerten.com

Vorsitzender: Sepp D. Heckmann
stellvertretende Vorsitzende: Dr. Hans Vieregge, Simone von Lenthe

Ansprechpartner(in): Gudrun Poschke, Geschäftsführerin, und Steuerberater Hardy Freitag, Schatzmeister des Vereins. Alle genannten Personen sind über die Adresse des Vereins erreichbar.

Der Verein „Freunde der Herrenhäuser Gärten“  führt eine Mitgliederdatei, in die folgende Daten seiner Mitglieder aufgenommen werden: Name, Titel, Vorname (Rufname), Postanschrift, die dem Verein mitgeteilte E-Mail-Adresse, Datum des Eintritts in den Verein, Datum und Betrag jeder Zahlung an den Verein, Datum des Ausscheidens aus dem Verein.

Die Verarbeitung dieser Daten stützt sich auf Artikel 6 Abs. 1 Buchst. f) der Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union (DSGVO) und hat folgenden Zweck: Die Datei soll es dem Verein ermöglichen, jederzeit Kontakt zu jedem seiner Mitglieder aufzunehmen, alle Mitglieder über Vereinsangelegenheiten zu unterrichten, insbesondere ihnen die Mitgliederzeitschrift („Aus den Gärten“) zukommen zu lassen. Sie soll dem Verein auch ermöglichen und erleichtern, alle Mitglieder gerecht und gleichmäßig zur Erfüllung ihrer Zahlungsverpflichtungen gegenüber dem Verein heranzuziehen.

Wenn Mitglieder des Vereins, die ihren Beitragsverpflichtungen nachgekommen sind, beim Verein Eintrittskarten zu einer für die Vereinsmitglieder vorbehaltenen Veranstaltung des Kleinen Festes im Großen Garten bestellen, nimmt der Verein die Bestellungen in eine Datei der Kartenbestellungen für das Kleine Fest auf. Auch diese Datenverarbeitung stützt sich auf die genannte Vorschrift der Datenschutz-Grundverordnung und hat den Zweck, sicherzustellen, dass nur Vereinsmitglieder, die ihre Beiträge geleistet haben, Eintrittskarten für diese Veranstaltungen und nur in der festgelegten Höchstzahl erhalten. Der Verein sendet an diese Mitglieder Bescheinigungen über ihr Bezugsrecht, auf die sie bei der Verkaufsstelle Karten gegen Zahlung des Eintrittspreises erhalten.

Daten, die der Verein in den genannten Dateien verarbeitet, werden Dritten gegenüber grundsätzlich nicht offenbart. Eine Ausnahme wird nur gemacht, wenn das Mitglied oder frühere Mitglied sich mit der Übermittlung einverstanden erklärt hat oder wenn die Übermittlung einer im öffentlichen Interesse liegenden Archivierung, der historischen oder anderen wissenschaftlichen Forschung oder statistischen Zwecken dient; dabei wird zum Schutz der Grundrechte und Freiheiten des betroffenen Mitglieds Artikel 89 der Datenschutz-Grundverordnung angewendet. Alle in der Mitgliederdatei gespeicherten Daten, die eine Person betreffen, werden gelöscht, wenn seit dem Tag, an dem die Person aus dem Verein ausgeschieden ist, und keine Zahlungsverpflichtungen gegenüber dem Verein mehr hat, zehn Jahre vergangen sind. Daten in der Datei der Kartenbestellungen für das Kleine Fest werden ein Jahr nach dem Fest gelöscht.

Personen, deren Daten vom Verein verarbeitet werden, können verlangen, dass der Verein ihnen nach Maßgabe der Artikel 15 bis 17 der Datenschutz-Grundverordnung über diese Daten Auskunft erteilt, die Daten berichtigt, wenn sie nicht oder nicht mehr richtig sind, und sie löscht, wenn sie rechtswidrig verarbeitet wurden oder für den Zweck, zu dem sie verarbeitet werden, nicht mehr erforderlich sind.

Eine Person, deren Daten vom Verein verarbeitet werden, kann in den Fällen nach Artikel 18 Absatz 1 Buchst. a) bis d) der Datenschutz-Grundverordnung verlangen, dass die Verarbeitung dieser Daten nach Maßgabe dieses Artikels eingeschränkt wird.

Nach Artikel 20 der Verordnung stellt der Verein einer Personen, deren Daten er verarbeitet, auf Verlangen diese Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zur Verfügung und hindert sie nicht, diese Daten an andere Empfänger zu übermitteln.

Hingewiesen wird außerdem auf das Widerspruchsrecht nach Artikel 21 der Datenschutz-Grundverordnung. Danach können Personen, deren Daten vom Verein verarbeitet werden, jederzeit aus Gründen die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung dieser Daten beim Verein Widerspruch einlegen. Die Daten, gegen deren Verarbeitung sich der Widerspruch richtet, werden daraufhin nicht mehr verarbeitet, es sei denn, dass der Verein zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweist, die entgegenstehende Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen oder dass die Verarbeitung der Geltendmachung von Rechtsansprüchen des Vereins dient.

Nach Artikel 77 der Datenschutz-Grundverordnung kann eine Person, die der Ansicht ist, dass eine Verarbeitung ihrer Daten durch den Verein rechtswidrig ist, hiergegen bei einer Aufsichtsbehörde Beschwerde einlegen. Eine Aufsichtsbehörde, an die sich die Person zu diesem Zweck wenden kann, ist die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Postfach 221, 30002 Hannover, oder Prinzenstr. 5, 30159 Hannover, E-Mail-Adresse: .

 

Mit freundlichen Grüßen

Sepp D. Heckmann, Vorsitzender
Dr. Hans Vieregge, stellvertretender Vorsitzende
Simone von Lenthe, stellvertretende Vorsitzende

 


Freunde der Herrenhäuser Gärten e.V.
Herrenhäuser Str. 4
30419 Hannover
Telefon +49 (0) 511 - 168 - 47583
Telefax +49 (0) 511 - 168 - 47374


info@freunde-der-herrenhaeuser-gaerten.com